根據(jù)《商業(yè)特許經(jīng)營管理條例》的第七條第二款的規(guī)定，備案的特許人需要滿足有兩家以上的直營店，且實際經(jīng)營滿一年，即“兩店一年”。該規(guī)定的立法目的是證明特許人在開展特許經(jīng)營活動時已經(jīng)具備成熟的經(jīng)營模式，能夠為被特許人提供經(jīng)營指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技術(shù)支持，減少投機分子打著特許經(jīng)營的旗號進行欺詐的行為。所以，境外企業(yè)必須要提交能夠證明其符合“兩店一年”的備案材料。

對于如何認定“直營店”，在商業(yè)特許經(jīng)營信息管理系統(tǒng)中有相關(guān)的解答。值得一提的是，特許人可以其關(guān)聯(lián)公司的店鋪作為自己備案時的直營店，但是這種情況下，境外企業(yè)往往不知道提交什么文件證明與第三方公司的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

盡管每個國家關(guān)于企業(yè)的主體資格文件及經(jīng)營許可的文件名稱不盡相同，但只要提交的文件足以證明以下兩點即可：一方面，特許人和關(guān)聯(lián)公司的投資關(guān)系（母子公司、控股公司），一般是提交有顯示股東投資比例的公司章程、營業(yè)許可證或者提交公司內(nèi)部的股權(quán)登記證等；另一方面，需要證明該店鋪屬于特許人的關(guān)聯(lián)公司，一般是提交所屬人顯示為關(guān)聯(lián)公司的營業(yè)許可證或者承租人是關(guān)聯(lián)公司的店鋪租賃合同等。

還有一點需要注意，為了方便主管機關(guān)審查，建議盡量提交特許人和關(guān)聯(lián)公司的關(guān)聯(lián)關(guān)系結(jié)構(gòu)簡圖。

根據(jù)《商業(yè)特許經(jīng)營備案管理辦法》第六條最后一款的規(guī)定，所有備案材料中如果是在境外形成的，需要經(jīng)過所在國公證機關(guān)公證（附中文譯本），并經(jīng)中華人民共和國駐所在國使領(lǐng)館認證。這一規(guī)定主要是為了確認境外文件的真實性。根據(jù)《辦法》的規(guī)定及商業(yè)特許經(jīng)營信息管理系統(tǒng)的要求，備案申請材料多達十幾項，對境外企業(yè)備案材料的提交來說，哪些需要公證認證，哪些則不需要公證認證，是個很難判斷的問題。

按照上述規(guī)定，只要不能證明該文件是在境內(nèi)形成的，均需公證認證。為了避免在備案時因為公證認證的問題遭到備案主管機關(guān)的退回，筆者建議在備案材料準(zhǔn)備齊全后，將需要上傳的全部文件進行公證認證，包括法定代表人護照、特許人承諾書、特許經(jīng)營合同樣本等。總之是要走一趟程序，如果可以一并完成，有利于加快備案成功的速度，避免備案材料被數(shù)次退回的風(fēng)險。

境外企業(yè)提交的備案材料，大部分是外文。根據(jù)商業(yè)特許經(jīng)營信息管理系統(tǒng)的要求，需要對外文材料進行中文翻譯。在實際的備案材料準(zhǔn)備和提交中，翻譯可能會出現(xiàn)以下的問題：1、雙語版文件是否需要翻譯，答案是否定的，像中英版的特許經(jīng)營合同，雙語版的就不需要翻譯了；2、誰來翻譯的問題，按照商業(yè)特許經(jīng)營信息管理系統(tǒng)的要求，需要有翻譯資質(zhì)的翻譯公司進行翻譯，并且加蓋翻譯公司的公章，提交備案材料時一定要提交翻譯公司的營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件。實踐中存在一些備案特許人私人進行外文翻譯的情形，主管機關(guān)要求翻譯公司進行翻譯的目的主要是保證翻譯語言的真實性，私人翻譯的文件盡管可能表述很精準(zhǔn)，但無法證明其真實性；3、對于加蓋翻譯公司公章的問題，正確的方式應(yīng)當(dāng)是：如果一份文件是單頁的，在上面直接蓋章即可；如果一份文件是多頁的，需要在首頁加蓋公章，整份文件加蓋騎縫章。否則會出現(xiàn)因為蓋章的問題被退回修改；4、翻譯公司的營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件和蓋章務(wù)必要清晰；5、如果備案企業(yè)后補交的翻譯件，特許人替換了新的翻譯公司，備案企業(yè)必須要提交新翻譯公司的營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件。

由于知識產(chǎn)權(quán)的地域保護原則，在中國從事特許經(jīng)營活動的特許人擁有的特許經(jīng)營體系中使用的經(jīng)營資源必須是在中國注冊或者是基于中國加入的國際條約認可的才可以作為有效的經(jīng)營資源進行備案。

就備案特許人提交最多的經(jīng)營資源——商標(biāo)來說，很多境外企業(yè)提交的是在世界知識產(chǎn)權(quán)組織的國際局進行注冊的國際注冊商標(biāo)。盡管我國加入了《商標(biāo)國際注冊馬德里協(xié)定》，但國際注冊商標(biāo)并不能自動在我國獲得保護，商標(biāo)權(quán)利人需要向國家商標(biāo)局申請出具《商標(biāo)注冊證明》或者《商標(biāo)檔案》。而備案時需要提交的也正是國家商標(biāo)局出具的這兩份文件之一，無須再提交國際局頒發(fā)的國際商標(biāo)注冊證。

備案時提交的首份特許經(jīng)營合同及合同樣本中對爭議解決適用法律的約定上，一定不能約定適用外國法律。因為根據(jù)《商業(yè)特許經(jīng)營管理條例》第二條的規(guī)定，在中國境內(nèi)從事特許經(jīng)營活動，需要遵守中華人民共和國法律。而關(guān)于特許經(jīng)營合同的效力、解除、無效等問題的規(guī)定主要是適用《商業(yè)特許經(jīng)營管理條例》等中華人民共和國法律法規(guī)。如果合同中明確約定適用外國法律，那么該特許人欲在中國從事商業(yè)特許經(jīng)營活動而在中國備案則沒有法律依據(jù)。因此雖然特許人和被特許人簽訂的特許經(jīng)營合同是雙方意思自治的結(jié)果，但合同中約定的適用法律不能是外國法律，否則會導(dǎo)致備案被退回。這是計劃在中國從事商業(yè)特許經(jīng)營的境外企業(yè)需要格外注意的。

細節(jié)決定成敗，無論是境外企業(yè)還是境內(nèi)企業(yè)，在申請主管機關(guān)備案的過程中，前期準(zhǔn)備工作以及在備案系統(tǒng)中提交材料時，一定要仔細研讀商業(yè)特許經(jīng)營備案系統(tǒng)中提示的注意事項，并建議參考筆者根據(jù)工作經(jīng)驗所總結(jié)出的以上備案常見問題，避免出現(xiàn)因不必要的錯誤而導(dǎo)致備案申請被退回，減少由此給企業(yè)造成的風(fēng)險成本。