小羅是一家生產(chǎn)型企業(yè)的人事專員，公司規(guī)模不大，成立僅3年時間，起初連真正意義上的人力資源部門都沒有，小羅也是從銷售助理被調(diào)派到人力資源部成為HR的。一個人既要做招聘、員工入離職、考勤，還得管理合同和社保，時常讓她感到分身乏術(shù)，最讓人頭疼的還是公司員工的考勤。對于一家生產(chǎn)型企業(yè)來說，加班實屬正常，公司也愿意按照國家法律規(guī)定支付加班費。可是經(jīng)常有人將本來可以在正常工作時間內(nèi)完成的事情故意拖延到下班時間才去完成，或者干脆就在加班單上做手腳，騙取加班費。再加上工廠地處郊區(qū)，一些員工加班后吃住都在公司解決，加班時間也變?yōu)閺南挛缦掳嘀链稳丈习嗾?5小時。雖然公司的工資普遍不高，但這種成本浪費無論是從公司還是一個人力資源工作者的角度都難以接受。隨著一些主管層也出現(xiàn)這樣的情況，公司內(nèi)部偽造或任意加班的情況愈演愈烈，管理起來更是難上加難。公司每月承擔的加班費越來越多，要怎么做才能杜絕這樣的現(xiàn)象，要怎么管理才能讓公司的加班成本降下來？
《勞動法》第四十四條規(guī)定，有下列情形之一的，用人單位應當按照下列標準支付高于勞動者正常工作時間工資的工資報酬：（一）安排勞動者延長工作時間的，支付不低于工資的百分之一百五十的工資報酬；（二）休息日安排勞動者工作又不能安排補休的，支付不低于工資的百分之二百的工資報酬；（三）法定休假日安排勞動者工作的，支付不低于工資的百分之三百的工資報酬。根據(jù)這一規(guī)定可以了解到，平時超出工作時間的加點工作和法定節(jié)日的加班工作應當按照實際的加班時間以上述比例標準支付加班費，休息日加班的，用人單位應優(yōu)先給予調(diào)休，不能安排調(diào)休的再支付加班費。如果用人單位忽視法律的明確規(guī)定，而員工又確實具備已經(jīng)加班的事實依據(jù)的，將會讓用人單位的管理陷入非常被動的局面。
（一）通過內(nèi)部管理制度，明確“加班”概念。加班通常可以分為兩種，一種為用人單位指定加班，一種為員工自覺加班。對于用人單位指定加班，內(nèi)部規(guī)章制度應對可以加班的情形和加班的審批手續(xù)進行規(guī)定，只有符合加班條件并經(jīng)相應負責人批準的加班才可以被認定為加班，作為用人單位計算加班工資的依據(jù)。員工因自己原因未在工作時間內(nèi)完成工作，下班后主動補齊工作；或到下班時間后未離開工作崗位，做自己的事情；或未受領(lǐng)導安排主動多勞動等類似情況，不屬于用人單位指定加班的情形，且未經(jīng)負責人批準，因此不屬于法律意義上的加班，用人單位無需支付加班工資。
（二）為加班設置由用人單位安排，和員工申請兩種形式。實行OA或其他無紙化辦公系統(tǒng)的，可以要求員工在系統(tǒng)中提出加班申請，由部門負責人做出審批，并提交人力資源部備案后方可認定為加班。此類管理方法不易偽造、便于統(tǒng)計和記錄。如果加班采用紙質(zhì)申請表格，應由部門負責人審批后直接交由人力資源部備案，避免通過員工轉(zhuǎn)交而被留存不利證據(jù)。同時，審批與備案程序不可缺少，以此為加班增加程序限制，同時避免任意加班和消極怠工的可能。
（三）靈活運用工時制度?！豆べY支付暫行規(guī)定》中明確，實行不定時工作制度的勞動者，不執(zhí)行有關(guān)加班費支付的規(guī)定。因此，經(jīng)勞動行政部門批準執(zhí)行不定時工作制的崗位可以不支付加班費，對特殊崗位的特殊工作者可以通過申報特殊工時制的途徑降低加班成本。
（四）除了以上幾種管理與控制加班成本的方法外，還可以加強員工的績效考核力度，安排合理適當?shù)墓ぷ鞫~與績效目標，提高員工的工作效率，并用嚴密的管理制度將加班原則、加班流程、加班費計發(fā)、調(diào)休等以文本形式固定并公示，降低管理難度。
第十三條 用人單位在勞動者完成勞動定額或規(guī)定的工作任務后，根據(jù)實際 需要安排勞動者在法定標準工作時間以外工作的，應按以下標準支付工資：(一)用人單位依法安排勞動者在日法定標準工作時間以外延長工作時間的，按照不低于勞動 合同規(guī)定的勞動者本人小時工資標準的150％支付勞動者工資；(二)用人單位依法安排勞動者在休息日工作，而又不能安排補休的，按照不低于勞動合同規(guī) 定的勞動者本人日或小時工資標準的200％支付勞動者工資；(三)用人單位依法安排勞動者在法定休假節(jié)日工作的，按照不低于勞動合同規(guī)定的勞動 者本人日或小時工資標準的300％支付勞動者工資。實行計件工資的勞動者，在完成計件定額任務后，由用人單位安排延長工作時間的，應 根據(jù)上述規(guī)定的原則，分別按照不低于其本人法定工作時間計件單價的150％、200％、300 ％支付其工資。經(jīng)勞動行政部門批準實行綜合計算工時工作制的，其綜合計算工作時間超過法定標準工 作時間的部分，應視為延長工作時間，并應按本規(guī)定支付勞動者延長工作時間的工資。實行不定時工時制度的勞動者，不執(zhí)行上述規(guī)定。
本文作者系北京市奕明律師事務所主任律師涂志，律師張真穎、韓佳
